Jakie koszty zakupu krzesła biurowego i innych narzędzi pracy w domowym gabinecie możesz odliczyć od podatku? Kto ponosi koszty i czy praca zdalna (home office) jest wspierana przez państwo? Najważniejsze porady podatkowe dotyczące home office w pigułce.
Już przed pandemią koronawirusa home office oraz praca mobilna odgrywały istotną rolę w wielu przedsiębiorstwach. Jednak najpóźniej od czasu pandemii i wprowadzonego w związku z nią okresowego obowiązku pracy zdalnej (od 1 lipca 2021 roku w Niemczech nie ma już obowiązku pracy zdalnej), dla wszystkich stało się jasne: pracy w home office nie da się już wyeliminować. Jednak szczególnie wtedy, gdy dużo pracujesz z domu, bezwzględnie potrzebujesz dobrego wyposażenia biurowego.
Przykładem absolutnego MUST HAVE jest ergonomiczne krzesło biurowe. Tymczasowe rozwiązanie w postaci stołu kuchennego i krzesła z kuchni jest na dłuższą metę bardzo niezdrowe i uniemożliwia pracę w skupieniu. Kiedy mowa o gabinecie w czterech ścianach, wielu pracowników nieuchronnie zadaje sobie pytanie: Jak mogę odliczyć gabinet od podatku? Wyjaśniamy to.
Odliczanie krzesła biurowego od podatku – najważniejsze informacje
Ergonomiczne krzesło biurowe, takie jak Aeris Swopper, jest nie tylko dobre dla Twoich pleców, ale również można je odliczyć od podatku. Jeśli cena netto wynosi poniżej 800 euro, możesz odliczyć koszty od razu jako przedmiot o niskiej wartości (GWG), droższe modele są amortyzowane przez 13 lat. Pracownicy wykazują wydatki w załączniku N („Anlage N”) w sekcji „Arbeitsmittel” (narzędzia pracy), a osoby samozatrudnione w zestawieniu nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR). Ważne: przechowuj dowody zakupu i sprawdź, czy koszty uzyskania przychodów przekraczają kwotę ryczałtową 1000 euro.
Porady podatkowe dotyczące gabinetu dla pracowników
1. Zakup krzesła biurowego przez pracodawcę
Na wstępie: to najlepszy i najbardziej opłacalny dla Ciebie wariant. Jeśli Twój pracodawca udostępnia Ci krzesło biurowe (najlepiej ergonomiczne) do pracy zdalnej, możesz używać go również prywatnie obok wykonywania obowiązków zawodowych. To wyposażenie gabinetu jest wolne od podatku. Oznacza to, że nie musisz zgłaszać tego krzesła jako świadczenia rzeczowego od pracodawcy do urzędu skarbowego ani płacić od niego podatku.
2. Uzgodnienie z pracodawcą ryczałtu na wydatki związane z home office
Twój pracodawca może również dofinansować wyposażenie Twojego gabinetu w domu kwotą do 1500 euro. Ten ryczałt na home office pokrywa na przykład również korzystanie z prywatnego telefonu i łącza internetowego. Oznacza to, że możesz oczywiście wykorzystać ten ryczałt także na zakup mebli biurowych. Aby wyjaśnić ustalenia dotyczące home office z pracodawcą, skontaktuj się bezpośrednio z osobami odpowiedzialnymi w dziale kadr lub zwróć się najpierw do swojego kierownika działu.
3. Ryczałt na home office jako koszt uzyskania przychodu w deklaracji podatkowej
Aby odciążyć pracowników pod kątem podatkowym, rząd federalny w ramach ustawy podatkowej na rok 2020 wprowadził tzw. ryczałt na home office (Homeoffice-Pauschale). Ryczałt ten stanowi co następuje:
- Pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki zawodowe w gabinecie w domu, otrzymują ryczałt w wysokości 6 euro dziennie. Maksymalnie jednak 1260 euro rocznie.
- W przypadku dziennego ryczałtu nie ma znaczenia, czy szef zarządził home office, czy pracujesz z domu dobrowolnie.
- Ryczałt naliczany jest tylko wtedy, gdy przepracowałeś cały dzień roboczy wyłącznie z domu. Jeśli byłeś np. w biurze na spotkaniu, tego dnia nie można już zaliczyć do ryczałtu na home office.
- Ryczałt na home office zalicza się do kosztów uzyskania przychodu (Werbungskosten) i należy go odpowiednio wykazać w deklaracji podatkowej.
- Początkowo nowy ryczałt na home office był ograniczony czasowo do lat 2020 i 2021. W międzyczasie stał się on rozwiązaniem stałym i nadal obowiązuje.
- Oprócz ryczałtu na home office, pracownicy mogą odliczyć jako koszty uzyskania przychodów również wydatki na narzędzia pracy (np. komputer, drukarkę, biurko) oraz domowe koszty telefonu i internetu. Można odliczyć do 20% kwoty rachunku za telefon i internet, maksymalnie jednak 20 euro miesięcznie, o ile pracodawca nie zwraca tych kosztów.
Twoje wyposażenie do pracy w domu – na przykład krzesło biurowe – możesz odliczyć od podatku.
Ważne: Aby praca w home office miała pozytywny wpływ na Twoją deklarację podatkową, łączne koszty uzyskania przychodów muszą przekroczyć roczną kwotę ryczałtową wynoszącą 1000 euro. Kwota ta jest bowiem i tak uwzględniana jako ryczałt w podatkach, nawet jeśli nie poniosłeś żadnych kosztów uzyskania przychodów.
Dlatego zakup ergonomicznego krzesła biurowego do Twojego domowego gabinetu opłaca się podwójnie. Z jednej strony dla zdrowia – Twoje plecy będą Ci wdzięczne – a z drugiej strony podatkowo. Jeśli kupujesz krzesło biurowe do home office na własny rachunek, można je odliczyć od podatku jako koszt uzyskania przychodu. Jest to możliwe nawet wtedy, gdy nie masz osobnego gabinetu, a jedynie kącik do pracy lub coś podobnego.
Krzesło biurowe uznawane jest za przedmiot o niskiej wartości (GWG). Kwota nabycia dla GWG wynosi 800 euro netto. Krzesło biurowe przy cenie zakupu do 800 euro netto można zatem w całości odliczyć w roku zakupu.
Na co bezwzględnie musisz zwrócić uwagę: Jeśli mebel biurowy jest droższy niż 800 euro netto, musisz rozłożyć koszty na przewidywany okres użytkowania. Z reguły wynosi on 13 lat. Jest to oficjalnie ustalony okres trwałości mebli biurowych. Ponadto, jeśli używasz krzesła biurowego do celów prywatnych przez więcej niż 10 procent całkowitego czasu użytkowania, możesz odliczyć koszty w urzędzie skarbowym tylko proporcjonalnie.
Oczywiście w dalszym ciągu można proporcjonalnie odliczać od podatku inne koszty, takie jak czynsz, prąd i ogrzewanie za domowy gabinet. Również narzędzia pracy można zasadniczo zawsze wykazywać i odliczać w deklaracji podatkowej.
Ważne jest, aby przy zakupie krzesła biurowego upewnić się, że kosztuje ono - jak na przykład tutaj Aeris Swopper - poniżej 800 euro, dzięki czemu będziesz mógł odliczyć koszty jednorazowo.
4. Wykazanie jako nadzwyczajne obciążenie w deklaracji podatkowej
Inną możliwością odliczenia wydatków na ergonomiczne krzesło biurowe w deklaracji podatkowej jest tzw. „nadzwyczajne obciążenie” (außergewöhnliche Belastung). Ma to zastosowanie, gdy istnieją medyczne powody do posiadania zdrowego, ergonomicznego, aktywnego krzesła biurowego. Dzieje się tak, gdy na przykład przeszedłeś operację lub wypadek, a także jako środek zaradczy po przepuklinie krążka międzykręgowego lub podobnym zdarzeniu.
Jednakże w tym celu musi zostać przekroczona granica rozsądnego obciążenia zgodnie z § 33 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (EStG). Dla singli bez dzieci przy dochodach do 15 340 euro wynosi ona pięć procent całkowitych dochodów. W tym przypadku odliczeniu od podatku podlegają więc już obciążenia powyżej 767 euro rocznie.
Dokumentacja jest ważna – zbieraj dowody zakupu
Jak w przypadku wszystkich spraw podatkowych, również w temacie pracy w home office zaleca się staranne przechowywanie wszystkich dowodów zakupu. Ponadto powinieneś udokumentować sytuację na stanowisku pracy za pomocą zdjęć w różnych dniach i o różnych porach. Pomocne może być również zaświadczenie od pracodawcy o koniecznym w czasie pandemii home office (w miarę możliwości z datą i liczbą godzin).
Porady podatkowe home office dla wolnych zawodów i osób samozatrudnionych
Dla wolnych zawodów i osób samozatrudnionych już przed rokiem pandemii obowiązywały zasady, według których można było odliczyć takie zakupy jak krzesła biurowe i stoły. Od 2018 roku nowe wyposażenie biurowe o cenie nabycia netto do 800 euro można w pełni odliczyć od podatku jeszcze w roku zakupu.
Jeśli jednak cena zakupu przekracza 800 euro, zakup ten nie mieści się już w limicie przedmiotów o niskiej wartości (GWG) i zgodnie z tabelą amortyzacji Federalnego Ministerstwa Finansów musi być amortyzowany jako meble biurowe przez 13 lat.
Porady podatkowe home office dla przedsiębiorstw
Również w przypadku firm obowiązuje zasada: jeśli koszty zakupu krzesła biurowego wynoszą do 800 euro, można dokonać natychmiastowego odpisu jako kosztu operacyjnego w ramach przepisów o przedmiotach o niskiej wartości zgodnie z § 6 ust. 2 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (EStG).
Kolejna korzyść podatkowa wynika z łączenia wydatków na większą liczbę mebli biurowych o kosztach zakupu od 250 do 1000 euro. Wtedy możliwe jest tzw. rozwiązanie zbiorcze (pooling): przedsiębiorcy mogą łączyć wyżej wymienione środki trwałe w pulę zbiorczą i amortyzować ją przez pięć lat.
Mówiąc konkretnie: firma, która kupuje teraz 20 wysokiej jakości krzeseł biurowych o wartości 800 euro każde, może w tym roku odliczyć od podatku 16 000 euro – lub przez pięć lat po 3200 euro rocznie.
Dobrze wiedzieć: W ten sposób, mimo kryzysu koronowego, można upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Przedsiębiorcy inwestują w zdrowie i wydajność swoich pracowników dzięki wzmacniającym kręgosłup i promującym ruch krzesłom biurowym, jednocześnie celowo obniżając swoje obciążenia podatkowe.
Koszty home office: pożądane większe wsparcie finansowe ze strony pracodawców i państwa
Oprócz możliwości odliczenia stanowiska pracy w domu od podatku, zawsze pojawia się pytanie o dofinansowania z ramienia pracodawcy i państwa do home office.
Według badania Aeris dotyczącego home office z 2020 roku z udziałem 2000 respondentów, ponad jedna trzecia pracowników oczekuje, że zarówno ich pracodawca, jak i państwo w większym stopniu partycypują w kosztach stanowiska pracy w domu.
Dlaczego jednak konieczne jest większe wsparcie państwa? Już teraz dwie trzecie ankietowanych skarży się na problemy zdrowotne w home office i dlatego zainwestowało już z własnej kieszeni, na przykład w ergonomiczne krzesło biurowe lub biurko z regulacją wysokości.
Ponad 35 procent respondentów życzy sobie większego wsparcia finansowego ze strony państwa i pracodawców w kwestii wyposażenia home office
Pracując w home office, wielu pracowników nadal musi improwizować. W efekcie u wielu osób stół kuchenny lub jadalniany staje się biurkiem, a krzesło kuchenne krzesłem biurowym. Można by to poprawić za pomocą państwowej dotacji na zakup ergonomicznie poprawnego wyposażenia biurowego. Według badania Aeris u 54 procent ankietowanych wyposażenie w meble biurowe w home office jest znacznie gorsze niż w biurze. Skutek: problemy zdrowotne, takie jak bóle pleców, napięcia w okolicach karku i ramion lub bóle głowy.
Tylko u 18 procent badanych pracodawca w pełni wyposażył miejsce pracy w domu, u 27 procent część kosztów została zwrócona przez pracodawcę. 20 procent jednak ponosi koszty mebli i technologii w domowym gabinecie samodzielnie. 37 procent uczestników badania oczekuje większego wsparcia finansowego od swojego zakładu pracy przy wyposażeniu. Również 35 procent ankietowanych uważa, że państwo ma obowiązek partycypować w kosztach związanych z home office (np. poprzez dodatkowe ulgi podatkowe).
Dotacja państwowa „go-digital” dla MŚP
Państwo nie pozostaje jednak zupełnie bezczynne w kwestii wspierania home office. Dzięki programowi dotacji „go digital”, rząd federalny wspiera na przykład małe i średnie przedsiębiorstwa oraz zakłady rzemieślnicze w tworzeniu cyfrowych struktur dla stanowisk pracy zdalnej. W tym przypadku można pokryć do 50 procent kosztów.
Więcej informacji o programie dotacji „go digital” oraz o tym, gdzie możesz złożyć wniosek o dofinansowanie, znajdziesz tutaj.
Również Federalny Urząd Gospodarki i Kontroli Eksportu (BAFA) oferuje obecnie program dotacji: BAFA Corona-Beratung. W jego ramach finansowany przez BAFA doradca biznesowy wspiera firmy w cyfrowym dostosowaniu do nowego świata pracy w home office oraz w dalszym planowaniu przedsiębiorstwa. Do dofinansowania BAFA na budowę stanowisk pracy zdalnej uprawnione są firmy, które znalazły się w trudnej sytuacji z powodu koronawirusa. Doradztwo jest dofinansowywane do kwoty maksymalnej 2700 euro.
Więcej informacji o programie dotacji BAFA oraz o składaniu wniosku, znajdziesz tutaj.
Wyłączenie odpowiedzialności: Prosimy pamiętać, że nie możemy udzielać porad podatkowych ani prawnych, a niniejsza informacja nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Są to jedynie ogólne informacje dotyczące oferowanych przez nas produktów, które należy dostosować do danego stanu faktycznego w każdym indywidualnym przypadku i ocenić z punktu widzenia podatkowego i prawnego. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących kwestii wynikających w związku z naszymi produktami, prosimy o uzyskanie porady dostosowanej do Twojej sytuacji od doradcy podatkowego lub prawnego. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności.
